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事務職のパソコンスキルはどのくらい必要?|求められるパソコンスキルと身につける方法を解説

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事務職の求人をみるとよく目にするのが、応募条件にある「基本的なパソコンスキル」という表現。
「基本的なパソコンスキルってどれくらいのスキルなんだろう?」と疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。

「パソコンスキルに自信ないから無理かも……」と自信がなくなっている方もいるかもしれません。

今回は、事務職のパソコンスキルはどれくらい必要なのかについて、実際に未経験から一般事務の仕事を始めた筆者の経験を踏まえて解説していきます。

また、パソコンスキルを身につける方法も紹介するので、ぜひチェックしてくださいね!

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事務職でパソコンスキルは必須

事務職を目指すなら、パソコンスキルは必須です!

事務職の仕事は、メールのやり取り、データ管理、請求書作成、顧客管理などパソコンを使った事務作業がほとんど。

会社独自の売上管理ソフトを使用する場合もあれば、ちょっとしたチラシの作成をお願いされることもあります。
それなりのパソコンスキルがある前提で仕事を任されるのです。

そう聞くと、「パソコンスキルに自信ないから、事務職は諦めるしかないのかな?」と不安に思う方もいるかもしれません。

でも心配しなくて大丈夫。

会社にもよりますが、最初から求められるパソコンスキルはそんなに高くありません。

ある程度基本操作がわかれば十分で、普段調べものでパソコンを使っている方はもちろん、まったくの初心者であってもそんなに時間をかけずに習得できるレベルです。

実際私もパソコンの基本知識があるだけで大したスキルももっていない状態でしたが、一般事務の仕事ができています。

仕事をする中でわからないことも当然でてきますが、その都度自分で調べながら解決できればOKです。

よって、パソコンスキルに自信がないからといって諦めるのはまだ早いです。

まずはパソコンの基本スキルとはどのレベルなのかを知り、自分に足りてないと思えば、身につけましょう!

悩んで立ち止まってしまうよりも、目標に向かって行動すれば、事務職へ就職できる可能性は大幅にアップするはずです!


事務職の求人でよくみる「基本的なパソコンスキル」って?

事務職の求人では、ほとんどの企業が応募資格に「基本的なパソコンスキルがある方」と書いています。

この「基本的なパソコンスキル」がどのレベルを指すかがわからず、不安に思う方は多いのではないでしょうか?
以下で、事務職で求められる基本的なパソコンスキルの例を紹介しますね。

企業によって求められるレベルが変わりますが、この記事ではあくまでも一般的な事務職で、最低限求められる基本スキルに絞って紹介します!

①パソコンの基本操作

まずは、次のようなパソコンの基本操作です。

  • タイピングスキル(両手でキーボード入力ができる)
  • メールの作成・送受信・ファイルの添付ができる
  • ファイルの保存・圧縮・解凍ができる
  • フォルダの移動・整理ができる
  • ブラウザを使ってWeb検索ができる

上記の基本操作は必ずおさえておく必要があります。この操作ができないまま事務職の仕事をスタートすることは難しいです。

タイピングが苦手で入力に時間がかかるようであれば、練習して慣れる必要があります。

メールの作成では、宛名の書き方や「Cc」と「Bcc」の違いなどについても知っておかなければなりません。

まったくの初心者の方にとっては難しく思えるかもしれませんが、初心者向けの教材を使って毎日少しづつパソコンを触っていけば、すぐに習得できるでしょう。

②Word(ワード)

Wordは書類作成ソフトのことで、社内文書の作成や議事録の作成など使用頻度の高いツールです。
Wordで求められる基本スキルは下記です。

  • 書式設定(フォント種類、サイズ、色、下線をつけるなど)
  • 文字の中央・右・左揃え
  • 図や表の挿入と編集
  • 行間の設定
  • ヘッダー・フッターの作成

まずは簡単な文章を作成できるぐらいの基本操作を学びましょう。

余裕があればレイアウトなどについても勉強し、「よりわかりやすく資料をつくるスキル」を身につけられるといいでしょう。

③Excel(エクセル)

Excelは、データの数値管理や集計に使われる表計算ソフト。事務職においてはWord以上に利用頻度が高い場合も少なくありません。

Excelは奥が深くて学び出したらキリがないところがあります。

まずは基本操作ができる、簡単な関数が使える、グラフが作れるぐらいを目指しましょう。
具体的には下記のようなことです。

  • セルの書式設定(フォント、罫線、セルの背景色の設定など)
  • シートの追加・名前の変更
  • 表やグラフの作成と編集
  • 列の追加と削除
  • 印刷範囲の設定
  • 四則演算(数字を足す、引く、割る、掛ける)
  • 簡単な関数が使える(SUM関数、AVERAGE関数)

上記以外にもExcelには複雑な関数やマクロ機能などありますが、そのような上級レベルの知識は業務に必要になってから学んでもOKです!まずは基本スキルの習得を目指しましょう。

③PowerPoint(パワーポイント)

PowerPointは企画書やプレゼンシートを作成するソフトです。WordとExcelほど優先順位は高くないですが、画像や図形の挿入などを依頼されることもあるので基本操作はおさえておくと役立つでしょう。

  • フォントの装飾
  • 図形の挿入と編集
  • 写真や画像の挿入
  • アニメーションの挿入
  • スライドショーの実行

覚えておくと便利ですが、事務職でPowerPointをお願いされる機会はかなり少ない印象なので、余裕があればでOKです。

④チャット・Web会議ツール

リモートワークも珍しくない時代となり、社内コミュニケーションとしてチャットツールを取り入れる会社が増えています。

また社内会議や企業との打ち合わせは、Web会議ツールを使ってオンライン上でおこなう場面が増えています。

そのため、チャットを使ったコミュニケーションや、ZoomやTeamsなどのWeb会議のセッティングを依頼されることもあるかもしれません。

操作は難しくないのでその場で調べながら対応することも可能ですが、Zoomなどは無料で使用できるので、一通りの流れを練習しておくといいですよ。


⑤GoogleWorkspace(グーグルワークスペース)

GoogleWorkspace(グーグルワークスペース)とは、Google社のクラウド型のビジネスツールのことです。

クラウド管理なのでどの場所からもアクセスしやすく、セキュリティ強化も高いので、リモートワーク可能な会社が取り入れていることが多い印象です。

GoogleWorkspaceにはさまざまなツールがあり、メジャーなものはGoogleドキュメント(文書作成)、Googleスプレッドシート(表計算)、Googleスライドなどです。

簡単にいえば、WordやExcelなどのオフィスツールのGoogleバージョンといったところでしょうか。

オフィスツールほど企業で使われているわけではないのですが、使った経験があると重宝されるでしょう。

基本オフィス製品と操作が似ているので、WordができればGoogleドキュメントもできるし、ExcelができればGoogleスプレッドシートもできます。

事務職で活かせるパソコンスキルをアピールできる資格


事務職は基本的なパソコンスキルがあれば未経験でもチャレンジできる職種。

さらに、比較的ワークライフバランスも取りやすいという特徴から、とても人気があり競争率が高い職種でもあります。

多数の応募者と差をつけたいなら、パソコンスキルをアピールできる資格があるといいでしょう。
パソコンスキルをアピールできる資格には次のようなものがあります。

パソコンスキルの資格概要
MOS
(マイクロソフトオフィススペシャリスト)
マイクロソフト社のオフィスソフトであるWordやExcelなどのスキルを証明できる国際資格。
もっとも知名度の高いパソコンスキルの資格です。

試験は各ソフトごとに一般レベル・上級レベルが別れており、一般レベルを取得すれば、基本的な事務作業に困らない十分なスキルを得られます。
比較的難易度も低く、取り組みやすいので未経験の人におすすめの資格です。
日商PC検定日本商工会議所が主催する、実践的なパソコンスキルを証明する公的資格。
試験は「文書作成(Word)」「データ活用(Excel)」「プレゼン資料作成(Power Point)」の3つから選べます。

単純に操作ができるかどうかだけでなく、知識問題として経済や経営の知識も問われます。難易度はMOSよりも高め。
ITパスポート社会人として必要な「情報技術に関する基礎知識」を証明する資格で、経済産業省が認定する国家資格です。

社会人が仕事をしていくうえで必要なITの基礎知識や、経営やマネジメントの基礎知識など幅広く身につけられます。
IT業界だけではなく、業界を問わずアピールできる資格です。
VBAエキスパートExcelなどで使用できるプログラミング言語のVBAに関するスキルを証明できる民間資格。

VBAのスキルがあれば、Excelでの作業を自動化したり、メールの一括送信ができたり、業務効率化にとても役立ちます。
事務の業務との相性がよく、VBAスキルを持つ人は重宝されます。

上記のような資格があれば、事務で必要なパソコンスキルを習得している証明ができることにくわえ、事務職へのやる気も伝わります。

事務経験者であれば資格がなくても企業にアピールできますが、未経験から挑戦する場合は資格があった方が有利に就職活動を進められるはずです。

事務の種類に合わせたスキルを取得すればさらに就活に有利

事務職には一般事務だけでなく、経理、総務、医療事務、調剤事務、貿易事務などさまざまな種類があります。

自分が目指したい方向性が明確なら、パソコンスキルと合わせて、なりたい事務職に応じた専門スキルを取得すればさらに就職に有利です。

以下で、パソコンスキルにプラスして学ぶといい専門スキルや資格を、事務の種類別に紹介します。

<事務の種類別|習得するといいスキルや資格>

事務の種類パソコンスキルにプラスして身につけるといいスキルや資格
一般事務
営業事務
・ビジネスマナーやコミュニケーション力
・ITセキュリティの基礎知識
・秘書検定3級、2級
経理・会計事務・簿記会計知識
・会計ソフトの知識
・税金に関する知識
・日商簿記簿記3級、2級
総務事務
(人事・労務)
・給与計算、社会保障などの労務関係知識
・ビジネスマナーやコミュニケーション力
・ITセキュリティの基礎知識
医療事務・ビジネスマナーやコミュニケーション力
・医療事務技能審査試験(メディカルクラーク®)
・医療事務管理士(技能認定振興協会)
・診療報酬請求事務能力認定試験(日本医療保険事務協会)
貿易事務・英語力
・TOEIC600点以上
・通関士
・貿易事務検定

医療事務や貿易事務など専門性が高くなればなるほど、パソコンスキル以外の専門知識も求められるようになります。

専門スキルや資格を持っていないと応募できない訳ではありませんが、持っていれば周りと差をつけられますし、就職できる可能性は格段にアップするでしょう。


事務職で活かせるパソコンスキルを身につける方法

「必要なスキルはだいたいわかったけど、どうやって学べばいいの?」という方のために、事務職で活かせるパソコンスキルを身につける方法を紹介します。

自分にあった方法を選ばないと、学習が継続できずなかなかスキルが身につきません。それぞれのメリット・デメリットをおさえて、自分にとってベストな学習方法を選びましょう!


①本やWeb上の動画を見て独学で学ぶ

まずは、本やWeb上の動画を見て独学で学ぶ方法です。

現代ではありがたいことに、パソコンスキルを学ぶための本やYoutubeなどの無料動画が手軽に活用できます。

たくさんある情報の中から、自分に合ったレベルやデザインのものを選び、解説を見ながらパソコン操作の練習をしていきます。

本や動画で独学するメリットとしては、あまりお金をかけずに学習をスタートできる、自分のペースで進められることが挙げられるでしょう。

一方で、わからないところが出てきたらつまづきやすく、モチベーションも維持しづらいので挫折しやすいというデメリットがあります。

講師のサポートがついている有料の動画学習サイトもあるので、完全独学だと挫折しそうな方はそちらも検討してみるといいでしょう。

②パソコンスクールに通う

独学ではなく、直接人から教わって学びたい方は、パソコンスクールに通う方法があります。

スクールに通えば、カリキュラムに沿って効果的な学習ができ、わからないところもその場で講師に質問できます。

普段パソコンに触ることがなく、パソコン操作の基本から学びたい方におすすめです。
ただし、独学に比べるとかなり費用はかかってしまいます。

「もっと安価でスクールのようなものはないの?」という方は、地域のカルチャーセンターが開催しているスクールや、市が主催しているパソコン教室などを調べてみてください。

参加費が無料のものや、有料であっても1回1,000円程度など、かなり安く受けられるものもあるみたいですよ!

③職業訓練を受講する

一定の条件を満たしていれば、職業訓練を利用する方法もあります。

職業訓練は、転職活動中の人が次の仕事に活かせるスキルを習得するための制度で、パソコンスキルを学ぶコースもたくさんあります。

授業料はテキスト代をのぞいて原則無料で受けられ、気軽に講師に質問できる環境や就職サポートもついています。

費用をおさえつつ、手厚いサポートつきのパソコンスクールに通うのと同じくらいの学習環境が得られるので、受講条件を満たすのであればぜひ検討してみてください。

ただし、職業訓練を受講するには一定の条件を満たし、ハローワークに行って申し込みをしなければなりません。

自分は受講対象なのか、どうやって申し込むのかなど、次の記事で詳しく解説しています。気になる方はぜひ参考にしてくださいね!

事務職で活かせるパソコンスキルを学ぶなら職業訓練がおすすめ

職業訓練なら、事務職で活かせるパソコンスキルを原則無料で学ぶことができます。

職業訓練の事務系コースには、基本的なパソコン操作を学ぶ初心者コースから、希望する職種に応じた専門性の高いスキルを学べるコースまでたくさんの種類があります。

さらに、知識を習得する意外にも、就職サポートを受けられる、条件を満たせば給付金をもらえるなどのメリットもあります。

ただし、希望の事務系コースを受講するためには、筆記試験や面接などの選考に合格する必要があります。

次の記事では、職業訓練の事務系コースの種類、倍率、就職率などについて詳しく解説しています。
気になる方はぜひ参考にしてください!

職業訓練「ジョブトレ」の事務コースでは今の時代に必要なスキルが身につく!

株式会社ワークキャリアが運営する職業訓練校「ジョブトレ」では、未経験の方でも事務スキルを習得できる事務担当者養成コースを開講中です。

職業訓練で事務職で活かせるパソコンスキルを学びたいと思っている方は、ぜひ参考にしてください!

以下では、次の3つのおすすめポイントを紹介します。

  • フルオンライン型コースなので自宅で受講できる
  • パソコンスキルの基礎から経理・労務・ITスキルまで幅広い知識を学べる
  • キャリアコンサルタントによる手厚い就職サポートも

フルオンライン型コースなので自宅で受講できる

ジョブトレでは、通学の必要がないフルオンライン型コースを取り入れています。

自宅で学習を進められるので、子育てや介護をしながらでも自分のペースでスキルを習得できます。

週に1回のオンラインでの対面指導や、チャットで講師に気軽に質問できる学習環境があるので、モチベーションも保てます。


パソコンスキルの基礎から経理・労務・ITスキルまで幅広い知識を学べる

ジョブトレの事務担当者養成コースでは、パソコンスキルの基礎から経理や労務、業務効率化からITスキルまで、幅広い知識を学べるのが魅力です。

現代では、多くの企業がデジタル化を推進しており、ITツールに関する知識がある人材が求められています。

職業訓練で学んだことを就活でアピールできれば、応募先の企業に好印象を持ってもらえるはずです。


キャリアコンサルタントによる手厚い就職サポートも

職業訓練を受講すると知識の習得だけでなく、手厚い就職サポートが受けられるのも大きなメリットです。

具体的には、キャリアコンサルタントとのオンライン面談や履歴書添削、模擬面接などがあり、プロから有益なアドバイスをもらえます。

気軽に相談できる就職サポートがあれば、壁にぶち当たる心配なく、スムーズに就職活動を進められるでしょう。

FAQよくある質問

未経験でも事務職に就職できる?

事務未経験でも、事務職に就職することは十分可能です。

事務職は基本的なパソコンスキルがあれば実務経験がなくてもOKの求人も多く、未経験の方でもチャレンジしやすい職種です。

ただし、幅広い世代に人気の職種なので、ライバルはたくさんいるでしょう。

就職活動で他の応募者と差をつけるためには、今回紹介したパソコンスキルを習得したり、応募する業界で必要になるスキルを学んだりして、企業にアピールできる要素を増やしていきましょう。

パソコンが苦手だと事務の仕事は難しい?

事務職につきたいけれど、パソコンが苦手な方は、まずはパソコンに慣れることから始めましょう。

事務職は未経験でも就職できますが、「パソコンに苦手意識がある」「勉強もしたくない」となると就職は難しくなりますし、就職できたとしても大変な思いをします。

まずは本や動画をみながら実際にWordに文章を入力してみるなど、取り組みやすいものから始めてみてください。

触っていくうちにパソコンに慣れ、苦手意識が解消されていくことも多いですよ!

さいごに

今回は、事務職で求められるパソコンスキルの例と、取得するといい資格、スキルを身につける方法を紹介しました。

事務職ではパソコンスキルは必須ですが、最初から求められるスキルはそこまで高いレベルではないことがほとんどです。

パソコンに自信がなかったとしても、自分に合ったスキル習得方法を見つけてコツコツ勉強すれば、事務職に応募できるレベルの基本スキル全般は身につけられます。

また、必要に応じてパソコンスキルの資格や専門知識も身につけると、就職活動を有利に進められるはず。

この記事が、事務職への就職を目指すみなさんのお役に立てれば幸いです。

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監修者

平原正浩

平原正浩

株式会社ワークキャリア 求職者支援訓練 本部運営チームリーダー

株式会社ワークキャリアの本部にて、職業訓練校「ジョブトレ」の運営業務全般を統括する。主な業務は訓練制度の把握や訓練運営体制の整備、開校申請など。

ライター

いそべなおこ

いそべなおこ

ジョブトレ公式ブログライター/事務

株式会社ワークキャリアの求職者支援事業「ジョブトレ」にてSEOメディアの公式ライターを担当。選考面接官・事務業務にも携わる。未経験から事務職を開始した経験から、ジョブトレ事務養成科コースの職業人講話にも登壇している。

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