職務経歴書の書き方！何を書くかわからない時のポイントも解説
転職活動中に、履歴書と一緒に提出を求められる「職務経歴書」。
「具体的にどんな内容を書いたらいいの？」「自己PRできるほどのスキルや経験がない…」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。
この記事では、職務経歴書の基本的な書き方と、自己PRに何を書くかわからない時の対処法を解説します。
具体的な記入例やNG例、伝わる文章を書くためのコツも紹介していますので、ぜひ参考にしてくださいね！
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目次
職務経歴書と履歴書の違いは？
職務経歴書と履歴書の違いは、ざっくり言うと次のようなものです。
職務経歴書＝応募者の経験やスキルなど、仕事に関する能力を知るための書類
履歴書＝応募者のプロフィールから、大まかな人物像をつかむための書類
就職試験の書類選考では、企業は履歴書と職務経歴書をもとに、応募者が自社にマッチしている人材かを確認します。
さらに、面接選考へのステップにもつながるため、職務経歴書で自分をしっかりアピールできるとよいですね。
職務経歴書に書ける内容がないと思っている人も大丈夫！
仕事に関する経験やスキルと聞いて、「職務経歴書に書けるほどの経験がない」「職歴が短いので不安」と悩んでいる方もいるかもしれませんね。
しかし、職務経歴書に書ける内容がないと思っている方も、心配はいりません。
採用担当者は、経験のスケールでなく、あなた自身の人柄や仕事への姿勢を知りたいと思っています。
それでは、具体的な書き方を一緒にみていきましょう。
第二新卒の方や職歴に自信がない方も安心してくださいね！
職務経歴書を書くための準備をしよう
職務経歴書をいきなり書き始めるのは難しいものです。
まずは、過去を振り返って、職務経歴書を書くための準備をはじめましょう。
思い出したことや考えたことは、ノートやパソコン、スマホのメモ帳などに書き出していくとスムーズですよ。
- 自分のキャリアをざっくりと振り返る
- 得意・好きだったことを振り返る
- 苦手・嫌いだったことを振り返る
- 応募先の企業が求める人物像を探る
- 応募先の業務内容と自分のスキルを結びつける
自分のキャリアをざっくりと振り返る
はじめに、自分自身のこれまでのキャリアをざっくりと振り返ってみましょう。
前職の会社名や、どんな仕事をしていたか、大変だったこと、成功したことなど、おおまかで大丈夫です。
思い出したことから、順番に書き出してみてくださいね！
得意・好きだったことを振り返る
続いて、仕事の中で得意だった業務や好きだった業務を思い出してみましょう。
- 自分から率先してやっていた業務
- 苦に感じなかった業務
- 周囲によく褒められた業務
自分にとっては当たり前と思っていることでも、周囲にとって「○○さんは◎◎が得意な人だ」「いつも助かっている」と役に立っていることはそのまま自己PRにつながります。
次の例を参考に、自分自身が経験した場面を思い浮かべてみてくださいね。
- 「きれい好きな性格で、目が届く範囲の整理整頓や掃除を自分からやっていた。」
- 「パソコンが得意で、社内で機械トラブルがあると他部署からも声をかけられていた。」
- 「文章を書くのが苦ではないので、同僚の資料作成をよく手伝っていた。」
苦手・嫌いだったことを振り返る
続いて、仕事の中で苦手だったことや嫌いだったことを振り返ってみましょう。
頑張ってもできなかったことやストレスに感じてしまうことは無理に書かなくてよいですが、苦手を乗り越えた経験は重要なアピールポイントになります。
次の例を参考に、あなたの経験を思い出してみてください。
- 「自分が入社時に周囲の人に質問してよいのか悩んでいたため、新入社員には積極的に声をかけるように心掛けていた。」
- 「トラブル対応業務に入社当初は苦手意識を持っていたが、相手の話をよく聞いて共感のリアクションを見せることで、お客様に納得していただけるようになった。」
- 「資料作成が苦手だったが、得意な先輩や営業担当者に積極的にアドバイスをもらい改善に努めた。」
応募先の企業が求める人物像を探る
続いて、応募先の企業が求める人物像をリサーチします。
求める人物像は、企業の募集要項や会社が掲げるビジョン、社員のインタビュー記事などから探っていきます。
「○○を大切にしている会社なんだ」「こういうタイプの社員が活躍しているんだな」と、企業の社風をつかめるとよいですね。
応募先の業務内容と自分のスキルを結びつける
最後に、応募先の業務内容・求める人物像と自分のスキルを結び付けます。
たとえば、営業事務職であれば資料作成や電話対応のエピソード、コミュニケーションを大切にする企業であれば顧客や同僚とのエピソードが挙げられます。
未経験の職種であっても、業務内容や求める人物像を深掘りしていけば、活かせる経験が必ずあるはずです。
職務経歴書の記入例と書き方
ここでは、職務経歴書の具体的な項目と書き方を説明します。
応募先の企業の指定フォーマットがあれば従い、特に指定がなければパソコンで自分で作成するとスムーズです。
はじめに完成イメージを共有しておくと、次のようなものになります。
もちろん、職種や転職回数によって内容やボリュームは異なるため、画像の通りでなくてOKです。
作成中に気になることが出てきたら、職業訓練校のキャリアコンサルタントやハローワークの職員に相談してもよいですね。
それでは、職務経歴書に書くべき項目と、それぞれの詳しい内容をみていきましょう！
- タイトル・日付・氏名
- 経歴要約
- 職務経歴（期間、担当業務、実績など）
- スキル
- 資格・免許
- 自己PR
初めての方は難しそうに思えるかもしれませんが、一つひとつゆっくり進めていきましょう！
タイトル・日付・氏名
タイトルは「職務経歴書」とし、中央揃え・太字にすると見やすくなります。
日付は、職務経歴書の中で統一されていれば、和暦（令和〇年）でも西暦（20○○年）でも構いません。
日付と氏名は、右側に揃えて記載します。
経歴要約
職務経歴書の冒頭にあたる経歴要約は、簡単に言うと「あなたの経歴のあらすじ」です。
3～4行程度を目安に、社名と仕事内容を簡潔に記載します。
先に詳しい職務経歴を書いた後で、語句をピックアップしながら経歴要約を書いても大丈夫です。
職務経歴
職務経歴欄には、勤めていた会社の情報と具体的な業務を記載します。
WordやGoogleドキュメントの表（テーブル）機能を使って記入するとスムーズです。
はじめに、勤めていた会社の概要を書きます。
- 社名
- 在籍期間
- 事業内容
- 資本金
- 売上高
- 従業員数
- 雇用形態
在籍期間と雇用形態以外は、会社のWebサイトの「会社概要」から抜粋してOKです。
続いて、自分自身が担当していた業務内容、実績を書きます。
- 担当期間
- 在籍部署（または在籍店舗など）
- 担当業務
- 実績
担当業務は、いくつかの内容を箇条書きで並べるとより見やすくなります。
実績は、売上実績や社内外での表彰歴などがあてはまりますが、特になければ欄自体を省略して構いません。
複数社の転職歴がある場合は、1社ごとにそれぞれの項目を記載します。
スキル
スキルには、その仕事に必要とされる実務スキルを書きます。
特に思いつかない方は、パソコンスキルであればどのような仕事にも必要とされるのでおすすめです。
Word、Excel、PowerPoint、Adobe Illustrator、Adobe Photoshopなどのソフト名とともに、前職で使用した場面、または現時点でできることを記載しましょう。
資格・免許
資格や免許を持っている方や、1年以内に受験予定の資格がある方は記載しておきましょう。
特にない場合は、欄自体を省略しても構いません。
資格や免許を書く時は、次の例のように正式名称で記載します。
- 普通自動車第一種運転免許
- 日本商工会議所簿記検定○級
- ファイナンシャル・プランニング技能士試験○級
- 基本情報技術者試験
- 第二種電気主任技術者試験
- 介護福祉士資格
自己PR
自己PRは、前職での具体的なエピソードを2～3個記載します。
応募先の企業が求める人物像と、自分のエピソードを結び付けて文章を作成します。
エピソードを書く時の一例として、次のように起承転結を意識する書き方があります。
- ○○という問題があった。（○○をさらに良くしたいと思った。）
- △△という理由から、○○を解決する必要があった。
- 具体的に□□や□□をして、解決のために試行錯誤した。
- 結果、問題が解決し◎◎な状態になった。
採用担当者は「社風にマッチする人柄か」「長く続けてもらえるか」を見ているので、あなたの人柄や仕事への姿勢が伝わるとプラスになりますよ。
職務経歴書の内容が伝わりやすくなるポイント
ここでは、職務経歴書の内容が伝わりやすくなる書き方のコツを解説します。
同じ内容でも、伝え方のテクニックを加えることでより説得力のある職務経歴書になります。
ぜひ、取り入れてみてくださいね！
- エピソードはより具体的に書く
- 数字を使って伝える
- 結論から伝える
- 全体の見やすさを整える
- コピー・写しを手元に保管する
言葉の選び方や組み立て方次第で、あなたの魅力がさらに伝わります！
エピソードはより具体的に書く
自己PRのエピソードを書く時は、採用担当者が「その場面を想像できるくらい」具体的に書くことを目指しましょう。
エピソードからは応募者の人柄や想いなど、その人らしさが垣間見えるため、自社で働くイメージを想像しやすくなります。
採用担当者に「この方は○○が得意なんだ」「会ってみたいな」と思ってもらえるとよいですね。
改善前：「業務効率化を行い、お客様の手続き時間の短縮を実現しました。」
改善後：「業務効率化を行い、お客様の手続き時間の短縮を実現しました。私たちはお客様の貴重なお時間を預かっているため、1分1秒でも早く手続きを完了させる必要があります。先輩の手続きから、機能や保証を分かりやすく説明する技術を学び、自分の苦手な部分をピックアップして重点的にロールプレイングを行いました。初めは手続きに30分を要していましたが、3ヵ月後には10分間にまで短縮できました。」
数字を使って伝える
職務経歴書の中で業務内容や実績を記載する時は、数値化をするのがおすすめです。
次の例を比べると、改善後の方が具体的なイメージが浮かびやすくなるとともに、より「すごい！」と説得力を感じられるのではないでしょうか。
改善前：「接客販売員として、数多くのお客様の対応を行いました。」
改善例：「接客販売員として、3年間で5000名以上のお客様の対応を行いました。」
「多くのお客様」「飛躍的な成果」など、抽象的な部分は近い数字に置き換えてみましょう。
結論から伝える
文章を書く時は、「結論＝一番伝えたいこと」をはじめに書きましょう。
ダラダラと書きつづるよりも、結論を冒頭に持ってきた方が、最も伝えたいことが読み手に届きやすくなります。
さらに、採用担当者は数多くの応募書類を読んでいるため、論理的な文章構成ができていると他の応募者との差をつけられるでしょう。
改善前：「営業職では、売上減に悩んでいましたが、お客様のお悩みに寄り添ったご提案を続けたところ、3ヵ月で○○％の売上アップを実現しました。」
改善後：「営業職では、お客様のお悩みに寄り添った提案を心掛けていました。売上減に悩んでいた時期も、お客様第一の提案を実践し、3ヵ月で○○％の売上アップを実現しました。」
全体の見やすさを整える
職務経歴書が書き終わったら、書類全体をパッと見た時の見やすさを整えます。
箇条書きや強調部分を太字にするなどの工夫を施すことで、読み手へのホスピタリティをアピールすることができます。
特に事務職や営業職などの書類をよく扱う職種では、見やすい職務経歴書は印象アップにつながりますよ。
コピーか写真をとっておく
職務経歴書が完成したら、最後にコピー印刷、またはスマホで撮影して保管しておきましょう。
面接試験に進んだ時に、職務経歴書に書いた内容と自分の発言に食い違いが起こらないようにするためです。
また、面接では職務経歴書に書かれた内容から質問されることが多いので、本番前のシミュレーションにも役立ちます。
職務経歴書でのNG例
最後に、職務経歴書を書く時に気を付けたいポイントを紹介します。
せっかく努力をして作成した職務経歴書も、書き方のせいでマイナスになってしまってはもったいないですよね。
職務経歴書の作成時は、次のことに注意しましょう！
- 誤字脱字がある
- 分量が多すぎるまたは少なすぎる
- 社内用語が使われている
誤字脱字がある
応募書類では、漢字の変換ミスや「てにをは」の抜け漏れなどの誤字脱字に注意しましょう。
1～2個の誤字脱字があったからといって即不採用にはなりませんが、正しい日本語を使う力やミスがないかチェックをする力は就職後も必要とされます。
自分でしっかり見直すほか、誤字脱字のチェックツールを使ったり、職業訓練校のキャリアコンサルタントに読んでもらったりしてもよいですね。
分量が多すぎるまたは少なすぎる
職務経歴書全体の分量や、自己PRの文章の量は適切なボリュームに調整しましょう。
文章が長すぎると読みづらくなり、一方で短すぎても十分に伝わりづらくなります。
転職歴や経歴によって異なりますが、全体はおおよそA4サイズ2～3枚におさめ、自己PRは4～6行程度にまとめるのがベターです。
社内用語・業界用語が使われている
職務経歴書では、社内だけで使われる社内用語や、そのジャンルならではの業界用語は控えましょう。
たとえば、その会社ならではの呼び方やアルファベットでの略称、社内独自の賞などが挙げられます。
読み手にとってわからない言葉があると内容が伝わりづらくなるため、誰にでも理解できる言葉に置き換えることが大切です。
例：「下請け、パートナー → 仕入先」
「YGP → 恵比寿ガーデンプレイス」
「○○賞 → 社内の優れた取り組みを表彰する賞」
FAQよくある質問
職務経歴書は手書きでもよい？
応募先からの指定がなければ手書きでもパソコンでも構いませんが、パソコンで作成する方法が一般的です。
パソコンであれば表や太字を使用できるため、より見やすい書類ができあがります。
WordやGoogleドキュメントなど、自分が使いやすいツールを使って書きましょう。
アルバイトやパートタイム、家業の手伝いの経験は書いてもいい？
職務経歴書にアルバイトやパートタイムなどの経験を書いてもOKです。
特に、応募先の業務内容に関連する経験やスキルであれば、効果的なアピールにつながります。
職務経歴書には必ず雇用形態を明記し「アルバイトとして週実働○○時間、○年間勤務」のように記載しましょう。
より簡単に書ける方法はある？
複数の企業に応募する場合は、職務経歴書のテンプレートを作っておくことをおすすめします。
一度作った職務経歴欄はそのまま使用できるため、作成時間が短縮できます。
他の企業では、自己PR欄を応募先の求める人物像に応じて変えるとよいですね。
職務経歴書は市販のものを使ってもいい？
応募先の企業の指定がなければ、市販のものを使って手書き作成をしてもOKです。
手書き作成の場合でも、あらかじめ表形式になっているタイプであれば手間を省けます。
ただし、複数の企業に応募する場合は、文章を保存・再利用できるパソコン作成がおすすめです。
未経験で事務職に転職したい時はどう書いたらいい？
未経験の職種にチャレンジする方は、応募先の仕事内容を想像しながら、活かせそうなスキルを探してみましょう。
事務職への応募であれば、前職でかかわっていた事務業務や業務効率化を記載するのもよいですね。
たとえば、接客業からの転職の場合は「接客業務7：事務業務3」と書く方法もあります。
「事務職は未経験ですが、事務の仕事も少し経験ありますよ！」とアピールしたうえで、「入社後はどのような事務職になりたい」と伝えられるとスムーズです。
前職の退職理由は書いた方がいい？
前職の退職理由は、転職回数によって書き方をわけるとよいでしょう。
転職歴がゼロまたは1回の場合は、「一身上の都合により退職」と記載します。
転職回数が2回以上の場合は、「キャリアアップのため退職」「出産にともない退職」など、簡潔に理由を添えた方が印象アップにつながります。
さいごに
職務経歴書の基本的な書き方、具体的な自己PRの方法を紹介しました。
職務経歴書を作成する時は、次のポイントを押さえながら書いてみてくださいね。
- 職務経歴書は、自分の仕事に関する経験やスキルを伝えるためのもの
- 過去の経験を振り返り、企業が求める人物像と結びつける
- 自己PRは具体的なエピソードとともに、人柄や得意なことを伝える
職務経歴書を通じてあなたの魅力が伝われば、その後の面接試験や内定にもつながります。
夢の実現まであと一息、あなたらしさが伝わる職務経歴書を作成しましょう！
また、株式会社ワークキャリアでは、ハローワークの認定を受けたオンライン完結型のeラーニングコースを開講しています。
これから職業訓練を受講しようと考えている方は、ぜひチェックしてみてくださいね！
監修者
平原正浩
株式会社ワークキャリア 求職者支援訓練 本部運営チームリーダー
株式会社ワークキャリアの本部にて、職業訓練校「ジョブトレ」の運営業務全般を統括する。主な業務は訓練制度の把握や訓練運営体制の整備、開校申請など。
ライター
せらさとこ
ジョブトレ公式ブログライター
株式会社ワークキャリアの求職者支援訓練事業「ジョブトレ」にて、選考試験面接官とSEOメディアの執筆を担当。過去に販売職から事務職への転職経験あり。読者の本音に寄り添いながら、疑問を解決できる記事を目指して日々奮闘中。